مدیریت زمان

اولین عامل که مانند سدی جلوی پیشرفت شرکت‌ها را می‌گیرد، تصورات اشتباه در مورد مدیریت زمان است. مدیریت زمان مهارتی است که توسط آن می‌توانید از وقت خود به بهترین نحو در راه رسیدن به هدف‌های خود استفاده کنید…

رایج‌ترین تصور اشتباه آن است که پرمشغله بودن نوعی استفاده مفید از وقت است. حتی بسیار می‌شنویم که مدیران باافتخار می‌گویند که حتی برای صرف ناهار فرصت ندارند. اگر لیست کارهای روزانه شما خیلی بیشتر از زمان کاریتان است خوشحال نشوید بلکه بدانید که نیاز به مطالعه درزمینهٔ مدیریت زمان‌دارید.

تصور اشتباه رایج دیگر آن است که اگر چندین کار را به‌طور هم‌زمان انجام دهیم بازدهی بیشتری داریم. این تصور اشتباه را آقای بیل گیتس با معرفی Multitasking به وجود آورد البته این روش برای کامپیوتر بسیار کارآمد است ولی نه برای انسان.

 شما هم حتماً افرادی را دیده‌اید که در هنگام نوشتن گزارش بر روی صفحه کامپیوتر، با تلفن نیز قرار کاری می‌گذارند و هرچند ثانیه یک‌بار لقمه‌ای از ساندویچ را می‌بلعند.

تحقیقات دانشمندان نشان داده است که در صورت عدم تمرکز، کارایی مغز انسان به ٢۵ % کاهش پیدا می‌کند. یعنی اگر تهیه یک گزارش کاری در صورت تمرکز کامل ١۵ دقیقه وقت اشغال کند، در حالت انجام هم‌زمان چندین کار، به یک ساعت وقت نیاز است.

برای ملاقات یکی از دوستانم که به‌تازگی مدیریت واحدی را به او واگذار کرده‌اند رفته بودم در مدتی که در کنار هم نشسته بودیم لحظه‌ای را نتوانستیم تا با فراق باز به صحبت در مورد مبحثی که برای آن کنار هم جمع شده بودیم تمرکز داشته باشیم. این کمابیش دغدغه بسیاری از مدیران این مرزوبوم می‌باشد.

عوامل متعددی باعث به وجود آمدن چنین شرایطی می‌شود که از این جمله می‌توان به نکات زیر اشاره کرد. به جرات می‌توان ادعا کرد که در صورت عدم رعایت هر یک از این موارد با مسئله کمبود زمان و عدم مدیریت زمان مواجه خواهیم شد.

اولین عامل بازدارنده، عدم تفویض اختیار به دیگران است.

مدیران معمولاً تصور می‌کنند هیچ‌کس قادر نیست کارها را با سرعت و کیفیت خودشان انجام دهد. بنابراین سعی می‌کنند تا آنجا که ممکن است انجام کارها را به دست‌گیرند و خود را درگیر موارد کم‌اهمیت می‌سازند. این طرز تفکر باعث توقف رشد مجموعه خواهد شد. تصور کنید اگر هنری فورد سعی می‌کرد تمامی اتومبیل‌ها را خود مونتاژ کند، آیا می‌توانست میلیون‌ها اتومبیل تولید کند!؟

تفویض اختیار مهارتی است که در صورت استفاده، باعث رشد سریع شرکت می‌شود.

راز دیگری که باعث سبقت جستن از رقیبان می‌شود، صرف مقداری از وقت روزانه برای کارهای مهم و غیر فوری است.

عامل بازدارنده بعدی، به تعویق انداختن کارهاست.

دوست دیگری دارم که از چند سال قبل در فکر راه‌اندازی یک وب‌سایت برای شرکتش است، ولی هیچ‌گاه زمان لازم را پیدا نمی‌کند! چون کارهای فوری‌تری برای انجام وجود دارند. یک مدیر موفق حداقل نیمی از زمان کاری خود را صرف برنامه‌ریزی و توسعه می‌کند. ولی اگر هرروزه درگیر کارهای روال و تکراری هستید، انتظار پیشرفت زیادی نداشته باشید.

تعلل به تعویق انداختن کارها، بخشی جداناپذیر از سرشت آدمی است. انسان‌های موفق با تمرین و تلاش این عادت را از خود دور کرده‌اند. مدیران عمل‌گرا بسیار سریع رشد می‌کنند زیرا سعی نمی‌کنند انجام کاری را به بهانه‌های مختلف به تعویق بیندازند بلکه همواره می‌کوشند بهانه‌هایی را بیابند تا کاری را عملی سازند. اگر کارمندانتان کارها را به تعویق می‌اندازند، قبل از خرده‌گیری به آن‌ها نحوه مدیریت خود را موردبازنگری قرار دهید. شاید انگیزه لازم را برای آن‌ها ایجاد نمی‌کنید و یا شاید توقعات شما برای کارمندان، واضح و مشخص نیستند.

آخرین مشکل که حتماً باید موردتوجه قرار گیرد، نداشتن برنامه کاری روزانه و هفتگی برای خود و کارمندان است.

بسیاری از مردم وقتی صبح از خواب بیدار می‌شوند و می‌خواهند به سرکار بروند، نمی‌دانند چه‌کاری باید انجام دهند و منتظرند تا وقایع و اتفاقات، روز کاری را شکل دهد و این‌یک فاجعه است. کسی که برنامه روزانه خود را نداند انگیزه بسیار کمی برای رفتن به محل کار خواهد داشت.

در مبحث بعد در مورد تکنیک هایی که با اجرای آن می توان مدیریت کاملی بر روی زمان خود داشته باشیم خواهم گفت که مطمئنا اجرای آن باعث موفقیت چشمگیری خواهد داشت.